home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club (Business) 1998 January / Software of the Month Club - Business Shareware (Volume 245) (January 1998).iso / dos / biz / pecash / pcash / manual.txt < prev    next >
Text File  |  1996-10-20  |  9KB  |  234 lines
  1.          EASY SOFTWARE - PETTY-CASH
  2.  
  3.          ...............IMPORTANT IMPORTANT IMPORTANT......................
  4.  
  5.          This program is supplied with the date format pre-set to the
  6.          North American format:-           Month/Day/Year
  7.  
  8.          If you normally write dates:-     Day/Month/Year
  9.          Then you must reset the format before using the program. To change
  10.          the date format, select "Administration" from the main menu, then
  11.          "Configuration" then "Network Common Items" You can then choose
  12.          your prefered date order, date separator character and numeric
  13.          format.
  14.          ...................................................................
  15.  
  16.  
  17.          OVERVIEW
  18.  
  19.          Welcome to Easy Software's Petty-Cash record keeping system.
  20.  
  21.          This program is designed for any organization that allocates
  22.          cash to branch or office levels for incidental expenses. The
  23.          program is very simple to operate and does not require the user
  24.          to have any accounting knowledge.  The program keeps a running
  25.          balance of the petty-cash account plus an associated bank
  26.          account if required. All the user has to do is enter each
  27.          transaction: Cash Received , Cash to Bank, Cash withdrawal, Cash
  28.          purchases and cheque purchases, choosing an analysis (Nominal)
  29.          heading as he enters them. At the end of an accounting period
  30.          the program prints a full history of all transactions in a "Bank
  31.          Statement" format followed by an analysis of expenditure by
  32.          nominal heading. This printout can then be forwarded to the
  33.          accounts department and the system can be reset, carrying
  34.          forward the current balances in cash and at the bank.
  35.  
  36.          The analysis (nominal) headings are not pre programmed, you can
  37.          enter any heading you wish and the accounting period is not
  38.          fixed, you can reset after any convenient period.
  39.  
  40.          USING PETTY-CASH
  41.  
  42.          The evaluation copy is shipped with headings and some example
  43.          data so that you can test and get a feel for it quickly:
  44.  
  45.          Select "Make Cashbook Entries" from the main menu. The input
  46.          screen appears with the current date pre entered and a choice
  47.          list for the entry type displayed ( Cash Payment, Cheque
  48.          Payment, Cash to Bank, Bank Withdrawal or Cash Received )
  49.          Select "Cash Payment" and press return. Cash Payment is copied
  50.          to the type field and a choice list of all analysis headings is
  51.          displayed. Choose the heading under which you wish the payment
  52.          to be analyzed and press return. Your choice is copied to the
  53.          analysis field and all you have to enter is the amount with an
  54.          optional remark.
  55.  
  56.          If the transaction was not for the current date, just press the
  57.          home key to take the cursor to the date field and edit it.
  58.  
  59.          Press F2 to record the transaction. The input screen repeats
  60.          automatically for further transactions - Press Esc when
  61.          complete.
  62.  
  63.          Now select the second menu item "List Cashbook Entries". First,
  64.          you are offered the choice to include or exclude the remarks.
  65.          Then you are asked whether the output is to go to the screen or
  66.          the printer. Select "Output To Screen" and press return. Two
  67.          reports are sent to the screen. The first is a full transaction
  68.          record to date with running balances for Cash and Bank. The
  69.          second is a period analysis.
  70.  
  71.          At the end of your chosen accounting period you simply print
  72.          these two reports and reset the system for the next period.
  73.          If you wish to see the reports in print, select "Administration"
  74.          from the main menu followed by "Configuration" Select a suitable
  75.          printer driver and enter the paper size you are using first.
  76.  
  77.          There are several other options you can choose in
  78.          "Configuration" including the screen colors, menu borders and
  79.          date / numeric formats.
  80.  
  81.          With the "administration" menu on screen, you can add and delete
  82.          analysis headings with the first two menu items and the third
  83.          item resets for the next period by erasing all transactions and
  84.          carrying forward the Cash and Bank balances.
  85.  
  86.          When you are familiar with the program and are ready to start
  87.          with live data, select item six ( Clear Existing Data ) on the
  88.          administration menu.
  89.  
  90.          With "Clear the System" highlighted, press the return key to
  91.          clear all data. Now select item three, "Enter new Opening
  92.          Balances".  Enter the current cash balance and the bank balance
  93.          if you have one and press F2.
  94.  
  95.          Now go back to the Administration menu, select item one and
  96.          enter the analysis headings that you wish to use. The system is
  97.          now ready for your live data.
  98.  
  99.          LOOKUP PREFERENCE
  100.  
  101.          When you enter transactions, the choice list for transaction
  102.          type is a fixed list. The list of Analysis headings however is
  103.          looked up from a file containing the headings you have entered.
  104.          As supplied, Petty-Cash displays the entire list of analysis
  105.          headings as soon as you have chosen the entry type. This is
  106.          convenient if your list of analysis headings is small. If you
  107.          have entered many analysis headings, however, you may find it
  108.          more convenient to restrict the length of your list by entering
  109.          a wildcard lookup spec. To do this, select "Analysis Lookup
  110.          Preference" on the administration menu. Select "User Select" and
  111.          press F2.
  112.  
  113.          Now, when entering transactions, after you choose the
  114.          transaction type, the cursor will enter the analysis field but
  115.          no list will appear.  To select the analysis heading type one
  116.          or more characters of the heading you require followed by an *
  117.          followed by the return key.
  118.  
  119.          The list will now appear but contain only those headings which
  120.          begin with the character or characters you have typed. If only
  121.          one analysis heading begins with the characters you have typed,
  122.          it will be entered directly to the field.
  123.  
  124.          CORRECTIONS
  125.  
  126.          If you realize that you have made an error after entering a
  127.          transaction, you can correct it using item three (Edit Entries)
  128.          on the main menu. In order to edit an entry, you have to know
  129.          its number in the records. "View entry numbers" will list
  130.          records with their numbers, either for the entire period or for
  131.          any one day and you can send the output to the screen or to the
  132.          printer.  Once you know the number for the record to correct,
  133.          choose "Edit an Entry", enter the record number to edit, make
  134.          your correction and press F2 to correct the record on disk.
  135.  
  136.          BACKUP AND RESTORE
  137.  
  138.          Petty-Cash includes its own built in backup system. To backup
  139.          your data, insert a blank floppy disk and then select item 8 on
  140.          the main menu.
  141.  
  142.          If your computer or hard disk ever fails, you can re-install
  143.          Petty-Cash on a new machine then restore your data by inserting
  144.          your backup disk and selecting "Restore Data" from the
  145.          administration menu.
  146.  
  147.          REBUILD INDEX FILES
  148.  
  149.          Petty-Cash uses BTree index files. These can be corrupted if you
  150.          suffer a power failure while entering records. If this ever 
  151.          happens, select this item to re-write them.
  152.  
  153.          .................................................
  154.  
  155.          EVALUATION LICENCE
  156.  
  157.          If this is an evaluation copy of Petty-Cash, you are licensed to
  158.          use it for a period of thirty days. If you wish to continue
  159.          using it beyond the evaluation period, you must purchase a
  160.          registered copy. The current price is $40 US or 25 Pounds UK for
  161.          use on a single machine. Easy Software also provide "Site
  162.          Licenses" for multiple use at discount. Please call or Fax for
  163.          details. Or check our WWW page at:
  164.          http://ourworld.compuserve.com/homepages/easysoftware
  165.  
  166.          If you are still using the evaluation copy at the end of the
  167.          thirty day period, the program will remind you of your
  168.          obligation to purchase a registered version. At no time,
  169.          however, will it cease to function.
  170.          ..................................................
  171.  
  172.          USER MODIFICATIONS
  173.  
  174.          Petty-Cash is written in Easy Base, Easy Software's relational
  175.          data management system and can be user modified by copying all
  176.          files to a sub directory of Easy Base.
  177.  
  178.          Petty-Cash is copyright Easy Software Ltd. 1996
  179.  
  180.          Easy Software, however, grant to any registered user of Easy
  181.          Base the right to use and modify the code in Petty-Cash provided
  182.          that such modified code is for their own use and is not re-sold.
  183.  
  184.          All other rights are reserved.
  185.  
  186.          ..................................................
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.